Wirtschaft Nordhessen, 07/2001
Mobilisierte Wissensressourcen festigen Mitarbeiterteam

Schrittweise baut das Kaufhaus Ahrens, Marburg, ein auf der Microsoft Webtechnologie fußendes Knowledge-Management-System auf. Unternehmenswissen steht künftig strukturiert und thematisch erschlossen unter der einheitlichen Oberfläche Outlook für den intuitiven Zugriff zur Verfügung. Zudem bietet die vom Marburger Systemhaus INOSOFT entwickelte Lösung den Mitarbeitern ein neue Plattform, ihre Erfahrungen und Ideen noch direkter in die Gestaltung der Unternehmensprozesse einzubringen. Reibungsverluste in der internen Kommunikation gehen drastisch zurück.

Transparente Führungsprinzipien haben im Marburger Kaufhaus Ahrens eine lange Tradition. Kooperation auf allen Ebenen sowie direkteste Kommunikation zwischen Angestelltem, Abteilungsleiter und Geschäftsführung zielen auf eine möglichst enge Einbindung aller Mitarbeiter, denen somit weitreichende Spielräume offen stehen, die sie umgebenden Geschäftsabläufe aktiv mitzugestalten. Teamgeist prägt die Ahrens-Unternehmenskultur.

„Wir streben nach hoher Arbeitszufriedenheit unserer 360 Mitarbeiter, nach starker Identifikation mit dem Unternehmen; denn zufriedene Mitarbeiter bieten die beste Gewähr für zufriedene Kunden“, erläutert Prokurist Ulrich Mücke. Seinen Worten zufolge gehört auch das im Oktober 1999 gestartete Projekt zum schrittweisen Aufbau eines Knowledge-Management-Systems eng in diesen Kontext.

Geboren wurde das Projekt aus der Zusammenarbeit mit der 1993 gegründeten und ebenfalls in Marburg ansässigen INOSOFT AG. Der zertifizierte „Microsoft Solution Provider Partner“ war zunächst „lediglich“ mit der Ablösung papiergebundener Kommunikation durch ein elektronisches System auf der Basis des Microsoft Exchange Servers beauftragt worden. Schnell jedoch offenbarte die gemeinsame Arbeit das enorme Potenzial eines verallgemeinerten, ganzheitlichen Ansatzes, der neben aktuell kommunizierten Informationen auch das gesamte relevante Wissen im Unternehmen berücksichtigt.

Solches Wissen präsentiert sich in den unterschiedlichsten Formen: Mündlich und schriftlich, als Sachgebietsanweisung, die bestimmte Arbeitsabläufe beschreibt, als tägliche Rundschreiben und Wareninformationen oder als Warenwirtschaftsstatistik-Daten. Wissen steckt aber ebenso im speziellen Know-how der Mitarbeiter, ihren Erfahrungen, Fähigkeiten und ihrem Können. In der Summe handelt es sich also um ein weit verstreutes und höchst heterogenes Konglomerat aus Informationen.

Hier setzt das Knowledge-Management (KM) an: „KM hat die Aufgabe, einen einfachen und einheitlichen Zugang zu diesen bislang schwer zugänglichen, dabei aber unerhört wertvollen Unternehmensressourcen zu erschließen“, erklärt INOSOFT-Vorstand Thomas Winzer. INOSOFT ist Entwickler der KM-Architektur PROMETHEUS, die nahtlos auf der Webtechnologie von Microsoft aufsetzt.
Per „Mausklick“ stellt PROMETHEUS künftig zum Beispiel alle Informationen zur Bedienung des PC-gestützten und mit dem Warenwirtschaftssystem verbundenen Kassensystem zur Verfügung. Zu diesem Zweck sind die relevanten Sachgebietsanweisungen als Informationsobjekte mit einem Thema – hier „Kassensystem“ – verknüpft. Zusätzlich verzeichnet ein Thema noch diejenigen Mitarbeiter, die sich besonders gut auskennen. Den richtigen Kollegen zu fragen, geht im akuten Fall oftmals immer noch am schnellsten.
Ein weiteres Beispiel: Zuständig für die Betreuung der gesamten Technik im Hause sind die Mitarbeiter der Leitstelle Warenwirtschaft. Wessen Erfahrung zur Lösung eines speziellen Technikproblems in PROMETHEUS eingespeist ist, dem bleibt künftig manch Bereitschaftseinsatz erspart. Denn dann kann der diensthabende Kollege einspringen, weil er ohne persönliche Kommunikation auf das Know-how zurückgreifen kann.
PROMETHEUS unterstützt die Kooperation innerhalb von Nutzergruppen durch Diskussionsforen, die wiederum einem Thema zugeordnet sind. Das System stellt jedem Nutzer seine individuelle Themenkollektion, und damit nur den jeweils interessanten Ausschnitt des gesamten Informationspools zur Verfügung. Überdies können Themen auch untereinander verlinkt werden, sodass im Laufe der Zeit ein hierarchisch und inhaltlich hoch strukturiertes Netz von Verweisen entsteht.

Architektur für ein lebendiges KM-System
Outlook dient PROMETHEUS als universelle Client-Oberfläche. „Die einfache und intuitive Bedienung von Outlook sichert dem System eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern“, kommentiert Ulrich Mücke. Zudem erspart die permanente Nutzung von Outlook bei Freischaltung weiterer PROMETHEUS-Module eine erneute Nutzerschulung.
Technologisch gesehen, besteht PROMETHEUS aus derzeit etwa 250 Microsoft COM-Objekten, aus denen sich nach dem Baukastenprinzip eine konkrete Anwendung zusammensetzen lässt. Diese wiederverwendbaren Softwarekomponenten enthalten die komplette Verknüpfungs- und Zuordnungslogik von PROMETHEUS und wirken auf eine SQL Server 7.0-Datenbank, die ihrerseits den Informationspool verwaltet. Als mögliche Informationsobjekte kommen Word-Dokumente, Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen ebenso in Frage wie gescannte Dokumente älteren Datums, E-Mails oder Web Sites.

Die performante Schnittstelle zwischen Backend und Outlook-Clients stellt der Internet Information Server bereit, während der Microsoft Transaction Server die korrekte Aktivierung der entsprechenden COM-Objekte sichert. „Die ausgereifte Webtechnologie von Microsoft hat sich als ideales Fundament für innovatives Knowledge-Management erwiesen“, resümiert Thomas Winzer. Im Ahrens Kaufhaus füge sich PROMETHEUS nahtlos in die bestehende Windows NT-dominierte Infrastruktur ein.

Project in Progress
PROMETHEUS ist ein modulares System, das kontinuierlich mit den Möglichkeiten und Ansprüchen des Anwenders wächst. Denn Knowledge-Management ist mehr Prozess als fertige Lösung. Dem trägt in Marburg eine langfristig angelegte Projektorganisation Rechnung.
Bei Ahrens standen Informationsflussanalysen am Anfang und daraus resultierend die Beantwortung der Frage, welche Themen und Bereiche für den Einsatz von KM besonders interessant sind. Pilotanwender von PROMETHEUS ist neben der Geschäftsführung und der EDV-Abteilung auch die Verwaltung, bei der die gesamte Tagespost eingeht sowie alle Rundschreiben erstellt und somit besonders viele relevante Informationen generiert werden. Derzeit arbeiten rund 15 Mitarbeiter mit dem System. Im Sinne eines Roll-Outs werden nach und nach weitere Abteilungen folgen: alle Verkaufsabteilungen, die Werbeabteilung, der Personalbereich sowie die angelagerten Bereiche Wareneingang, Logistik, Versand und die Hausinspektion.

Wachsen wird PROMETHEUS vor allem aber auch in die Tiefe. Vorhandene Themen nehmen permanent neue Inhalte auf, und neue Themen werden hinzukommen. „Das System wächst organisch mit der Erfahrung seiner Nutzer“, hebt Ulrich Mücke hervor. Sehr gut kann er sich daher vorstellen, PROMETHEUS in einer späteren Ausbaustufe auch für die Ahrens-Kunden und für den Backend-Partner Karstadt zu öffnen.

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