Realisierung eines "Zeitmanagement-Formulars" auf Outlook-Basis COLT Telecom GmbH

Die Aufgabe

Das Ergebnis

Weitere Informationen

Aufgabenstellung
Bei einer größeren Anzahl von Mitarbeitern kann es schon aufwendig sein, delegierte Aufgaben zu verfolgen und die Ergebnisse übersichtlich darzustellen oder gar in einer Auswertung zu präsentieren.Die Zuordnung von Aufgaben lässt sich noch relativ einfach mit Outlook-Aufgabenanfragen lösen. Schwieriger wird es bei komplizierten Aufgaben über die wenigen, unstrukturierten Felder einer Outlook-Aufgabenanfrage zu beschreiben. Ebenso sind die Mitarbeiter auf wenige Felder beschränkt, um entsprechende Stati und Ergebnisse zurückzumelden. Erschwert wird dieser Punkt noch, durch das Fehlen eines geeigneten Workflows zum Erfassen und Sammeln der Daten, mit der Folge laufend aktiv Daten anfordern zu müssen oder nie einen konsistenten Status über alle aktuellen Aufgaben und deren Erledigungsgrad zu haben.

Lösung
Aus den oben genannten Gründen beauftragte COLT Telecom die INOSOFT AG mit der Erstellung eines angepaßten Aufgabenformulars auf Basis der Outlook-Aufgabenanfrage. Dieses Formular (das im folgende „ZeitManagement-Formular“ genannt wird) enthält neben den Standardfeldern einer Aufgabenanfrage eine weiteren Seite zur strukturierten Eingaben und Beschreibung von Aufgaben, sowie weitere Felder zur Dokumentation und Meldung von Ergebnissen. Dieses Formular ist in einen „Workflow“ eingebettet, in dessen Zentrum ein „Software-Agent“ steht, der sich um die Steuerung des „Workflows“ kümmert. Im Zuge des „Workflows“ werden alle relevanten Daten in eine Access-Datenbank geschrieben, aus der sie, auf einfache Weise, für die Verfolgung der Aufgaben, als auch „Reporting“-Zwecke zugegriffen und auf beliebige Weise kombiniert werden können.

Technologie
- Active Server Pages
- Exchange Server
- Outlook
- Visual Basic
- Windows 2000
- XML

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