eApproval: Übertragung von Papierformularen in eine elektronische Form Aventis Pharma AG

Die Aufgabe

Das Ergebnis

Weitere Informationen

Aufgabenstellung
Die Zielstellung lautet kurz: Let’s „e“ –it. Derzeit gibt es in der Aventis Pharma AG viele Formulare, Abläufe und Anträge zu „Approvals“ auf Papierbasis. Diese sollen im Laufe der Zeit elektronisiert werden. Dabei werden die zugrundeliegenden Workflows nicht verändert, d.h. bestehende Workflows und Formulare werden eins zu eins auf geeignete elektronische Medien übertragen. Zu beachten ist dabei, daß natürlich für jede Art des „Approvals“ zu einem Antrag eine entsprechende Berechtigung benötigt wird, die in einen entsprechende Datenbank abgelegt wird. Es galt also nicht nurt die Formulare in eine elektronische Form zu überführen, sondern auch die Berechtigung der „Approver“ über die Datenbank zu verifizieren. Verbunden damit war die Anforderung, daß sich alle Benutzer online über den Stand der Bearbeitung ihrer Anträge informieren können.

Lösung
Die Lösung der oben aufgeführten Aufgabenstellung präsentiert sich dreigeteilt:

• Erstellung einer allgemeinen Vorlage mit festegelegten Bereichen für den Antragsteller und den Entscheider, sowie einem variablen Bereich für die formularspezifischen Daten, auf der alle Formulare basieren sollen.
• Umsetzung von drei ausgewählte Formulare in elektronische Form
• Erstellung des „Agents“, d.h. einer zentralen Software-Komponente, die alle gestellten elektronischen Anträge erfaßt, den Status in einer Datenbank ablegt und alle „Approvals“ auf entsprechende Berechtigungen überprüft.
• Erstellung eines Web-Anwendung, über die alle Benutzer den Status ihrer Anträge abfragen können.

Die Formulare wurden als benutzerdefinierte MS Outlook-Formulare entwickelt die, für den Benutzer transparent, alle an eine zentrale Stelle („Agent“) geschickt werden, der die Anträge erfaßt, wenn nötig Berechtigungen prüft und die Anträge an die eigentlichen Adressaten schickt. Die Kommunikation zwischen den Formularen und dem „Agent“ erfolgt dabei auf XML-Basis. Der „Agent“ besteht aus mehreren Dlls, die zusammen die Logik des Workflows abbilden. Bei der Web-Anwendung handelt es sich um ein IIS-Web auf ASP-Basis.

Technologie
- Active Server Pages
- Exchange Server
- Internet Information Server
- Outlook
- Visual Basic
- Windows 2000
- XML

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